Kluczowe obowiązki osób zatrudniających cudzoziemców w Polsce

Z dniem 1 czerwca 2025 r. weszły w życie przepisy nowej ustawy regulującej rynek pracy cudzoziemców w Polsce – ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Z punktu widzenia pracodawców zatrudniających cudzoziemców należy, w szczególności, zwrócić uwagę na:

obowiązek zawarcia umowy z cudzoziemcem w formie pisemnej;
obowiązek tłumaczenia umowy na język zrozumiały dla cudzoziemca;
obowiązek przekazywania kopii umowy zawartej z cudzoziemcem do organów
nowy obowiązek informacyjny – podmiot powierzający pracę (pracodawca) ma obowiązek poinformować cudzoziemca o prawie wstępowania do związków zawodowych;
obowiązek przestrzeganie zasad równego traktowania;
pełna elektronizacja procedur;
wyższe kary za naruszenia.

Obowiązek zawarcia umowy z cudzoziemcem w formie pisemnej

Pracodawca lub inny podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi zobowiązany jest do zawarcia z nim umowy w formie pisemnej, tj. poprzez podpisanie umowy przez obie strony własnoręcznie lub z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Umowa musi być zawarta przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy.

Ustawodawca przewidział jeden wyjątek od przedstawionego wyżej obowiązku. Jest to sytuacja, w której przebywający na terenie Polski cudzoziemiec będzie:

pełnił funkcję w zarządzie osoby prawnej wpisanej do Krajowego Rejestru Sądowego;
pełnił funkcję w zarządzie spółki kapitałowej w organizacji;
reprezentował spółkę komandytową lub komandytowo-akcyjną lub będzie prowadził sprawy takiej spółki;
będzie pełnił funkcję prokurenta.

Umowa zawarta z cudzoziemcem, który nie posługuje się językiem polskim musi zostać przedstawiona cudzoziemcowi przed jej podpisaniem w języku dla niego zrozumiałym. Ponadto, wszystkie informacje, które podmiot powierzający pracę ma obowiązek przekazać cudzoziemcowi muszą zostać przekazane w języku zrozumiałym dla cudzoziemca.

Obowiązek przekazywania kopii umowy zawartej z cudzoziemcem do organów

Ustawa określa informacje, które muszą zostać przekazane do właściwego organu łącznie z wnioskiem o wydanie zezwolenia na pracę, brak przekazania dokumentów potwierdzających informacje zawarte we wniosku będzie skutkować odmową wydania zezwolenia na pracę. Takimi informacjami są:

okres lub okresy pracy oznaczone datami;
stanowisko, rodzaj pracy lub funkcję;
zawód zgodny z klasyfikacją zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy;
miejsce wykonywania pracy;
podstawę prawną wykonywania pracy;
wymiar czasu pracy w przypadku umowy o pracę albo liczbę godzin pracy w miesiącu lub tygodniu w przypadku umowy cywilnoprawnej;
najniższe wynagrodzenie, jakie będzie otrzymywać cudzoziemiec, określone stawką godzinową lub miesięczną;
zakres podstawowych obowiązków cudzoziemca.

Nowym obowiązkiem dla pracodawców będzie przedstawienie dokumentów potwierdzających ww. informacje, co w praktyce oznacza obowiązek przekazania właściwemu organowi zawartej z cudzoziemcem umowy, na podstawie, której cudzoziemiec ma zostać zatrudniony.

Ponadto ustawodawca wprost wskazał, że po wydaniu zezwolenia na pracę dla cudzoziemca podmiot zatrudniający jest zobowiązany do przesłania kopii umowy w języku polskim za pośrednictwem systemu informatycznego.

Pełna elektronizacja procedur

Ustawodawca wprowadził całkowitą elektronizację procedury wydawania zezwoleń na pracę poprzez wprowadzenie sankcji – pozostawienia wniosku bez rozpoznania, jeśli nie został on złożony przez przewidziany w ustawie system informatyczny, tj.: praca.gov.pl.

Podmiot powierzający pracę celem złożenia wniosku musi założyć specjalne, indywidualne, konto w systemie teleinformatycznym. Takie konto może założyć zarówno osoba fizyczna jak i inny podmiot będący jednostką organizacyjną lub osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą.

Również decyzje właściwych organów będą doręczane wyłącznie za pośrednictwem systemu praca.gov.pl.

Pełna elektronizacja oraz połączenia między kluczowymi bazami danych umożliwią automatyczne pobieranie niezbędnych danych, między innymi z: rejestrów PESEL, Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, Państwowej Inspekcji Pracy, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, a także Urzędu do Spraw Cudzoziemców.

Wyższe kary za naruszenia

Ustawodawca w nowej ustawie spenalizował takie czyny jak:

nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi;
doprowadzenie podstępem do nielegalnego wykonywania pracy;
uzyskiwanie korzyści majątkowej za podjęcie działań zmierzających do uzyskania zezwolenia na pracę;
doprowadzenie do nielegalnego zatrudnienia cudzoziemca przez osobę trzecią.

W wyżej wskazanych przypadkach ustawodawca określił maksymalną wysokość kary grzywny na kwotę 50.000,00 zł. Przy czym w przypadku nielegalnego powierzenia pracy cudzoziemcowi karę grzywny wymierza się w wymiarze nie niższym niż 3.000,00 zł za jednego cudzoziemca.

Ponadto, za niedopełnienie obowiązków związanych z przedstawieniem umowy w języku zrozumiałym dla cudzoziemca oraz przesłaniem umowy zawartej z cudzoziemcem maksymalna wysokość grzywny wynosi 3.000,00 zł.

Jeśli potrzebują Państwo porady lub opinii prawnej związanej z bieżącymi zmianami prawnymi zachęcamy do kontaktu z Kancelarią mailowo, adres e-mail: kancelaria@iurico.pl lub telefonicznie pod numerem +48 71 344 56 59.